Yönetim ve Organizasyon

A- YÖNETİM VE ORGANİZASYON
İnsanların ilk kez birlikte bir işi yapmaya başladıkları anda bir yönetim gereksinmesi doğmuştur.

YÖNETİM: Önceden saptanmış ortak bir amaca ulaşabilmek için insan gücü ve diğer kaynakları en etkin şekilde kullanmak; yol göstermek; Önderlik etmek ve denetimini sağlamaktır.
Yönetimin Özellikleri:
-Yönetim bir işi başkalarına yaptırma sürecidir.
-Yönetim bir karar verme sürecidir.
-Yönetim, kaynakların en etkin şekilde kullanılmasıdır.
-Yönetim çalışanların faaliyetlerini ortak bir amaca yönlendirmektir.
-Yönetim, Amaçları gerçekleştirme ve başarma sürecidir.
-Yönetim, Durağan değil, aktif bir süreçtir.
-Yönetim, bir üretim unsurudur.
Yönetim Fonksiyonları
Bir yönetimin işlevlerini yerine etkin bir şekilde getirebilmesi, yönetim fonksiyonlarını ne derece gerçekleştirdiğine bağlıdır.
  
Başlıca Yönetim Fonksiyonları Şunlardır:
1- Karar verme                                     2- Planlama                     3- Organizasyon
4- Personel Yönetimi                            5- Koordinasyon              6- Direktif verme      
7- İletişim                                            8- Motivasyon                 9- Denetim   
10- Rapor Etme                                               11- Bütçe Yönetimi

1- Karar Verme: Bir seçim yapmakla ilgili tüm düşünce ve hareketler olarak tanımlanabilir. Karar verme bir sorun çözme sürecidir.
 2- Planlama: Verilen kararların öncelik ve önem sırasına göre sıralanmasıdır.
   Planlama Aşamaları:
            – Amaç/Amaçları saptama                                 – Hedefleri Tanıma
            – Seçenek/Seçenekleri Arama                                        – Kararlaştırma
            – Planı Yazma   – Planı Uygulama                      – Değerlendirme
3- Organizasyon: Planların uygulanabilmesi için gerekli etkinliklerin yönetim birimleri biçiminde gruplandırılması ve ilişkilerin belirlenmesi işlemine organizasyon denir. Bu işletmede görev, aktivite ve personelin formal işlemlerinin belirlenmesi ve tanımlanması sürecidir.
4- Koordinasyon: Bir örgütte bulunan tüm kaynakları birbirine uyumlu bir biçimde amaçları gerçekleştirmeye yönlendirmedir.
İç Koordinasyon; bir bölümdeki personelin birbirine uyumlu çalıştırılmasını
Dış Koordinasyon; Bölüm veya birimlerin birbirleriyle uyumlu çalıştırılmasını sağlar.
5- Personel Yönetimi: Bir organizasyonda çalışan insanlar üzerinde yoğunlaşmış aktivitelerdir. Personel Yönetimi;
   – İşe eleman sağlama            
   – Eğitim ve çalışma koşullarının sağlanması    
   – Personeli geliştirme ve sürekliliğini sağlama
                 gibi üç temel fonksiyon içerir.

6- Direktif Verme (Yönetme): Bir kuruluşta amaçlar saptanıp, plan ve politikalar oluşturulduktan sonra gerekli organizasyon sağlanır. Daha sonra sıra iş yaptırmaya gelir. Direktifler yazılı veya sözlü olabilir. Veriliş şekli resmi yollarla, rica şeklinde, teklif şeklinde veya isteklilere hitap şeklinde olabilir.

7- İletişim: Düşünce, bilgi ve görüşlerin konuşma, yazı ve diğer semboller aracılığı ile karşılıklı aktarımıdır. Yönetimde iletişim çok önemli bir fonksiyondur.
– İletişim elemanları:
– Kaynak
– Mesaj
– Taşıyıcı (kanal)
– Eylem
– Dönüş (geri bildirim)

İnsanlar ortalama olarak
    duyduklarının                                             %10-15’ini,
    duyduklarının ve gördüklerinin                %15-30’unu,
    söylediklerinin                                           %30-50’ sini,
    yaptıklarının ise                                         %50-75’ ini
                                                                                   anlar, öğrenir.
   Yönetici daima iletişim kanallarını açık tutmalı, tek yönlü değil, çok yönlü iletişim sağlamalıdır.

8- Motivasyon: Çağdaş yönetim anlayışına göre yönetimin en önemli fonksiyonlardan biridir. Çalışanları bir işi yapmak için harekete geçirme, güdüleme ve etkilenme sürecidir.

9- Denetim: Tüm yönetim fonksiyonlarının yerine getirilmesi çabalarının sonunda, fonksiyonlarda amaçtan sapma olup olmadığının kontrol edilmesi gerekir. İşte planlanan amaçlardan sapmayı önlemek için örgütün işleyişinin izlenip, düzeltilmesi sürecine denir.  

10- Rapor etme: Yöneticilere sorumluluk, görev ve faaliyetlerle ilgili tüm veri, kayıt, ve gözlemlerin yazılı veya sözlü olarak iletilmesi fonksiyonudur. Haberleşmede denilebilir. Arşivleme aşamasında bilgisayar kullanımı faydalıdır. 

11- Bütçe Yönetimi: Örgütün parasının yönetimidir. Etkin bir maliyet kontrolü gerekir. Etkin maliyet kontrolü yapabilmenin önemli koşullarından birisi, yiyecek içecek hizmetlerinde yapılan tüm harcamaların ve bu harcamaları etkileyen tüm etkinliklerin ayrıntılarıyla bilinmesidir.

YÖNETİCİ: Önceden saptanan amaçları gerçekleştirmek için elindeki yönetim kaynaklarını en iyi şekilde kullanarak çalışanlara yol gösteren, önderlik eden, çalıştıran, kısacası yönetim fonksiyonlarını yerine getiren kimsedir.

 Yönetici Tipleri:
1- Otokratik Yönetici: Sert, otoriter, başkalarının düşüncelerine önem vermeyen
2- Demokratik Yönetici: Astlarına danışan, yönetilenlerinde görüşüne önem veren
3- Sorumluluk Almayan Yönetici: Her işi astlarına bırakan, neme lazımcı

 
Yöneticinin Özellikleri:

Güler yüzlü ve samimi olmalıdır.
Dürüst ve adil olmalıdır
Eleştiriye açık olmalıdır.
Yetkisini yerinde ve doğru kullanmalıdır.
Zeki ve yaratıcı olmalıdır.
Çabuk ve doğru kararlar verebilmelidir.
Araştırma yeteneğine sahip olmalıdır.
Personel ile iyi iletişim kurmalıdır.
Başarısızlıktan çok başarıya önem vermelidir.
Saygılı olmalı, dinlemesini bilmelidir.
Takım ruhu oluşturmalı, Personeli geliştirmeye çalışmalıdır.
 Personel Seçimi:
İşletme personelinin seçimi, eğitilmesi, performansının değerlendirilmesi, işletmenin amaçlarına ulaşmada en etkin biçimde çalıştırılması önemlidir. Bu nedenle alınan tüm karar, tedbir, politika ve yöntemlere “ Personel Yönetimi” faaliyetleri denir.
Yönetici işletmenin gelecekte ihtiyaç duyacağı personel sayısı ve özelliklerini tahmin ederek, personel planlaması yapmalıdır.

 İşe Alma ve Seçme:
İşletmenin değişik kaynaklardan yararlanarak topladığı adaylar arasından iş veya görev özelliklerine uygun olan en uygun olan elemanın seçilmesi gerekir.
İş görüşmesi, iş hayatımızı belirleyen bir özellik taşır.
Personel seçiminde önemli bir yöntem olarak kullanılan mülakatı adaylar; iş tecrübesi, eğitim gibi özelliklerin tartışıldığı bir süreç olarak görmektedirler. Her yönetici muhakkak iş hayatının bir döneminde veya yoğun olarak mülakat yapmak zorundadır. Çünkü işe alma kararının verilmesi, yöneticinin yerine getirmesi gereken en önemli unsurlarından biridir.

 Sistematik Seçim:
1. Aşama: İhtiyaç belirlenir
2. Aşama: İş gözden geçirilir
3. Aşama: Adayların iş konusundaki yeterlilikleri belirlenir.
4. Aşama: İlan verilir. Verilen ilan; Etkilemek, Bilgi vermek, Teşvik etmek için yeterli olmalıdır.
5. Aşama: Mülakat planı hazırlanır.
6. Aşama: Mülakat yapılır.
7. Aşama: Değerlendirme yapılır.

 Personel Performansını Değerlendirme:
 

 Değerlendirmenin amacı üretimi ölçmektir. Bir taraftan en üretken personelin ödüllendirilmesi hedeflenirken, diğer taraftan çalışmayan personele tepki gösterilmesi düşünülmelidir. Her işletme kendi yapısına, çalışma konusuna, özelliklerine ve büyüklüklerine en uygun olan yöntemi seçerek uygulamalıdır.
 

 1- Karşılaştırma Yöntemi: Bu yöntem ile ilk olarak karşılaştırmaya esas olacak kilit işler tespit edilir. Belirlenen bu işler 5 ana faktöre göre düzenlenir.
– Zihinsel faaliyet
– Ustalık
– Fiziksel faaliyet
– Sorumluluk
– İş şartları
                                   olarak sistem bulucuları tarafından belirlenmiştir.

 2- Sıralama Yöntemi: İşlerin önem sırasına göre düzenlenmesidir. 
Sıralama metodu, uygulama kolaylığı ve az masraflı olması açısından küçük işletmelere tavsiye edilir.

 3- Sınıflama Yöntemi: İşlerin belirli sınıflar yada dereceler içinde değerlendirilmesidir. Önce sınıflar belirlenir ve tanımlanır (atölye, büro gibi) Daha sonra bu sınıfların gerektirdiği niteliğe göre işler gruplanır. Sınıflandırılmış olan işler kendi içinde sıralama yöntemiyle dizilir.
 4- Puanlama Yöntemi: En çok kullanılan ve en geçerli olan yöntemdir. İlk olarak değerlendirmede kullanılacak faktörler belirlenir. Bu faktörlere ağırlıklar ve değerler verilir. Ağırlıklar yüzde (%) olarak verilir ve toplam % 100 kabul edilir. Örneğin:
Ustalık             :           % 40
Gayret              :           % 30
Sorumluluk       :           % 20
İş şartları          :           % 10
TOPLAM        :           % 100

 STANDARDİZASYON:
Belirli bir faaliyetle ilgili olarak ekonomik fayda sağlamak üzere bütün ilgili tarafların yardım ve işbirliği ile belirli kurallar koyma ve bu kuralları uygulama işlemidir.

 
KALİTE:
 Bir ürün veya hizmetin belirlenen veya olabilecek ihtiyaçları karşılama kabiliyetine dayanan özelliklerin toplamıdır.
Üretici ve tüketici açısından memnuniyet ve tatmin yaratacak nitelikleri ve fiyat üstünlüğünü sağlayan bir  ölçüttür.

 TÜRK STANDARDLARI ENSTİTÜSÜ 
 

 Türk Standartları Enstitüsü 132 sayılı kuruluş yasası ile kendisine verilen “Standartlara uygun ve kaliteli üretimi teşvik edecek her türlü çalışmayı yapmak ve bunlarla ilgili belgeleri düzenlemek “görevini yerine getirirken standardizasyonun yanı sıra kalite konusuna da eğilmiş ve bu alanda yürüttüğü çalışmalar son yıllarda özel bir önem ve yoğunluk kazanmıştır. Avrupa Kalite Örgütü (EOQ) üyesi olarak kalite alanındaki uluslar arası gelişmeleri yakından izlemektedir. Türk Standardılar Enstitüsü Milletlerarası Elektroteknik Komisyonu(IEC), Avrupa Topluluğu Standard Kuruluşları (CEN ve CENELEC) üyesidir.
 

 ISO NEDİR?
 

 1947 yılında kurulan ve yaptığı standardizasyon çalışmaları sonucu sanayiye, ticarete ve tüketicilere katkılar sağlayan ISO (International Organization for Standardization)Uluslararası Standard Organizasyonudur. 
TSE, ISO’nun üyesi ve Türkiye’deki tek temsilcisidir.

 
TS-EN-ISO 9000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ

 Mevcut dünya düzeninde ayakta kalabilmek, tüm sektörlerde müşteri ihtiyaç ve beklentilerine uygun mal ve hizmet üretiminin sağlanmasıyla gerçekleşebilecektir. Bu da ancak, kuruluşlarda, tasarım aşamasında başlayarak üretim, pazarlama ve satış sonrası hizmetlere kadar tüm aşamaları kapsayan ve sürekli gelişmeyi hedefleyen Kalite Yönetim Sisteminin uygulanmasıyla olacaktır. Günümüzde Kalite Yönetim Sistemi konusunda ISO 9000 Kalite Sistem Standardları 1987 yılında yayımlandığı tarihten itibaren en fazla ilgiyi ve uygulama alanını bulan milletlerarası Standardlar haline gelmiştir. 
 

 NEDEN TS-EN-ISO 9000
 

– Kuruluşta kalite anlayışının gelişimini,
 – Karın, verimliliğin ve Pazar payının artmasını, 
– Etkin bir yönetimi,
– Maliyetin azalmasını,
– Çalışanların tatminini,
– Kuruluş içi iletişimde iyileşmeyi,
– Tüm faaliyetlerde geniş izleme ve kontrolü,
– İadelerin azalmasını,
– Müşteri şikayetinin azalması, memnuniyetin artmasını sağlayan,
– Ulusal ve uluslar arası düzeyde uygulanabilen bir yönetim sistemi modeli olduğu için

(HACCP)
HACCP “Kritik Kontrol Noktalarında Tehlike Analiz Sistemi”, herhangi bir gıda sürecindeki mevcut tehlikeleri kontrol altına alarak ve riskleri en düşük düzeyde tutmak  için gerekli kademeleri tayin ederek, güvenilir gıda üretimini amaçlayan bir sistemdir.
Bir gıda zincirinde hammadde temininden  başlayarak, gıda hazırlama, işleme, üretim, ambalajlama, depolama ve nakliye gibi gıda zincirinin  her aşamasında ve noktada tehlike analizleri yaparak, gerekli yerlerde kritik kontrol noktalarını belirleyen ve bu noktaları izleyen herhangi bir problemi henüz oluşmadan önleyen sistemin korunmasını sağlayarak belirli normlara uygun güvenilir gıdaların üretilmesini sağlayan, her ölçekteki kuruluşa uygulanabilen, bir gıda güvenliği sistemidir.

”,”KAYNAK: İşYeri Organizasyonu Modülü,
Megep (Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi), Ankara, 2005

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir